1] Pièces commerciales - Comprendre les différents statuts d'une pièce commerciale
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Les pièces commerciales possèdent toutes un "statut' qui dépend de différents critères (imprimé ou non, envoyé par mail, etc...).
Vous reporter à la liste des statuts ci-dessous :
2] Pièces commerciales - Cycle de vie des pièces commerciales
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Les pièces commerciales possèdent en cycle de vie qui va influer sur leur statut. Elles sont liées entre elles par des opérations de transfert.
Vous reporter au schéma ci-dessous :
3] Pièces commerciales - Vue d'ensemble des pièces
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Pour accéder à l'ensemble des pièces commerciales, cliquez sur le menu principal (haut de fenêtre) Ventes/Pièces clients pour afficher la liste complète des pièces clients. > voir en vidéo
4] Pièces commerciales - Établir un devis
Remplir la "fiche" devis
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Cliquez sur Ventes > Pièces clients et cliquez sur + > Créer un devis OU
Cliquez sur Ventes > Devis Proforma et cliquez sur +
4.1] Sélectionnez un client
Par défaut la "fiche devis" s'ouvre avec le focus sur le champ Client. Sélectionnez un client. Pour faciliter la recherche d'un client, cliquez sur "Afficher la liste complète". Déroulez la liste ou procédez à un filtrage (filtrer par le code ou par le nom du client, par ex.) pour sélectionner un client.
4.2] Renseignez les informations client / Adresse de livraison
L'adresse figurant dans l'onglet "Infos tiers" doit être interprétée comme une adresse de livraison.
(⚠️ Les adresses de facturation et adresses par défaut du client se trouvent dans la fiche client)
Pour modifier l'adresse de livraison, cliquez sur les 3 petits points (...) en regard du champ "Société" de l'onglet "Info Tiers".
Si l'adresse de livraison ne figure pas dans la liste des livraison disponibles, en haut de la fiche devis, cliquez sur le bouton "Ouvrir le client".
Dans la fiche client, positionnez vous en bas de page sur l'onglet "Adresses", puis cliquez sur le bouton radio "Toutes". Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter".
Renseignez les champs (Société, Adresse 1, Code Postal, Ville à minima). Enregistrez et quittez la fiche client. La nouvelle adresse créée est désormais accessible dans la liste des adresses client.
4.3] Renseignez les informations commerciales
- Ne pas modifier le numéro de devis, ce champ est auto-incrémenté.
- Ne pas tenir compte de la date, il s'agit de la date de création du devis.
- Modifiez, si nécessaire le mode de paiement. En principe, cela n'est pas nécessaire si le bon mode de paiement pour ce client est bien renseigné dans sa fiche.
(⚠️ Attention Sage 50 fait un amalgame entre le mode de paiement (paiement par virement, paiement par chèque, etc...) ET l'échéance d'éxigibilité (calcul de la date d'échéance).
- Ne pas tenir compte de la date de validité du devis. La date de validité est calculée automatiquement à 10 jours ouvrés à partir de la date d'émission du devis.
- Renseignez si nécessaire le champ "Référence". Faites-y figurer le N° de commande personnalisé du client.
- Ne renseignez pas les champs "Représentant" et "Affaire".
4.4 ]Insérez les produits
Depuis l'onglet 'lignes', positionnez-vous sur la 1ère ligne. Cliquez dans le champ "article". (⚠️ Attention ! par défaut la recherche d'article est réglée sur 'rechercher les articles par le code. Il est possible de modifier ce paramètre dans "Dossier > Préférences > Saisie des pièces clients> Préférences saisie des pièces clients". Toutefois il n'est pas possible de pouvoir paramétrer une option de recherche à la fois sur le code ET sur le libéllé article).
Pour faciliter l'insertion d'articles, cliquez sur les 3 petit point (...) en regard de la ligne "Article". Procédez à un filtrage pour identifier le produit à insérer (filtrage par code article, par libellé article ou par famille, par exemple). La ligne produit va s'auto-compléter avec les informations disponibles dans la fiche produit (différents libellés, prix de vente, etc...). Par défaut, la quantité produit est de 1 (sauf réglage contraire dans la fiche produit). Modifiez cette quantité si nécessaire. Ajustez la date de livraison "estimée" pour ce produit (⚠️ la date de livraison sera traduite automatique en N° de semaine sur la pièce commerciale).
Enchaînez les différentes lignes produits (ligne 1, ligne 2, ligne 3, etc...) selon la même procédure.
4.5] Cas particulier des majorations produit 24-48h
Aucune forme d'automatisme n'est mise en place aujourd'hui. Un calcul autmatique de la majoration (calcul auto en fonction du client et du diamètre produit) est en cours de préparation sur la base de la fonction "Sous-total" présente dans Sage 50. En attendant, NE PAS utiliser la fonction "Sous-total".
Pour insérer une majoration 24-48h, insérez l'une des lignes produit suivantes :
- FABRICATION SPÉCIALE 24H LECHEVALIER Ø <= 80
(Sélectionnez cette ligne si le produit vendu auquel doit s'ppliquer la majoration est de diamètre inférieur ou égal à 80.
⚠️ la majoration étant forfaitaire, le produit "majoration" pour le client Lechevalier est associé à un prix, soit 12€)
- FABRICATION SPÉCIALE 24H LECHEVALIER Ø > 80
(Sélectionnez cette ligne si le produit vendu auquel doit s'ppliquer la majoration est de diamètre supérieur à 80.
⚠️ la majoration étant forfaitaire, le produit "majoration" pour le client Lechevalier est associé à un prix, soit 16€)
- FABRICATION SPÉCIALE 48H LECHEVALIER Ø <= 80
(Sélectionnez cette ligne si le produit vendu auquel doit s'ppliquer la majoration est de diamètre inférieur ou égal à 80.
⚠️ la majoration étant forfaitaire, le produit "majoration" pour le client Lechevalier est associé à un prix, soit 12€)
- FABRICATION SPÉCIALE 48H LECHEVALIER Ø > 80
(Sélectionnez cette ligne si le produit vendu auquel doit s'ppliquer la majoration est de diamètre supérieur à 80.
⚠️ la majoration étant forfaitaire, le produit "majoration" pour le client Lechevalier est associé à un prix, soit 16€)
- FABRICATION SPÉCIALE 24H pour tous les autres clients
(⚠️ pas de calcul de prix automatique, ni de prix de vente associé au produit "majoration", veuillez procéder à un calcul de prix manuel selon la règle suivante :
Tarif de la Majoration fabrication spéciale 24h, tous clients = Prix produit *0.15 (soit 15%)
- FABRICATION SPÉCIALE 48H pour tous les autres clients
(⚠️ pas de calcul de prix automatique, ni de prix de vente associé au produit "majoration", veuillez procéder à un calcul de prix manuel selon la règle suivante :
Tarif de la Majoration fabrication spéciale 48h, tous clients = Prix produit *0.15 (soit 15%)
4.6] Insérer une ligne de commentaire dans un devis
Pour insérer une ligne de commentaire dans une pièce commerciale, sous l'onglet "Lignes", en bas de page, cliquez sur le bouton "Commentaire".
Le N° de ligne du commentaire s'affiche en italique. Entrez votre commentaire dans le champ "Description" de la ligne.
4.7] Appliquer une remise "à la ligne"
Sur la vue des ligne produits, veillez à afficher les colonnes correspondant aux remises (Taux de remise, Montant remise HT, Montant remise TTC). > voir en vidéo
Appliquez une remise "à la ligne" dans l'un des "champs de colonnes" disponibles. (💡 NB : si le montant de la remise est inséré en pourcentage, les champs montant remise HT et montant remise TTC vont se remplir et se calculer automatiquement).
4.8] Appliquer une remise globale sur l'ensemble de l'offre
Dans la fiche devis, cliquez sur l'onglet "Pied". Insérez un montant de remise dans le champ "Taux" ou "Montant" (💡 NB : si le montant de la remise est inséré en pourcentage, le champs montant remiseva se remplir et se calculer automatiquement).
4.9] Indiquer le destinataire du devis
Dans l'onglet "Infos Tiers", saisissez le nom du destinataire de la pièce dans le champ "Nom Contact". Le destinataire sera utilisé dans la pièce commerciale imprimée et pour l'envoi en mail. > Voir en vidéo
4.10] Pré-visualiser le devis
Pour pré-visualiser votre devis avant envoi au destinataire, dans la fiche devis, cliquez sur "Aperçu" dans le menu de navigation grisé en haut de page.
> Voir en vidéo
5] Pièces commerciales - Établir un Bon de Livraison
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5.1] Bon de livraison sans pièce commerciale préalable
Cliquez sur Ventes > Pièces clients et cliquez sur + > Créer un bon de livraison OU
Cliquez sur Ventes > Bons de livraison et cliquez sur +
5.1.1] Sélectionnez un client
Par défaut la "fiche bon de livraison" s'ouvre avec le focus sur le champ Client. Sélectionnez un client. Pour faciliter la recherche d'un client, cliquez sur "Afficher la liste complète". Déroulez la liste ou procédez à un filtrage (filtrer par le code ou par le nom du client, par ex.) pour sélectionner un client.
5.1.2] Renseignez les informations client / Adresse de livraison
Vous reporter au point 4.2
5.1.3] Renseignez les informations commerciales
Vous reporter au point 4.3
5.1.4] Insérez les produits
Insérez les produits selon le même mode opératoire qu'un devis, vous reporter au point 4.4
5.1.5] Compléter le poids
Le poids n'est souvent connu qu'au moment de l'emballage (une fois le produit fabriqué).
2 cas de figure (vous reporter au tableau ci-dessous) :
1. Le poids de la marchandise à expédier est inférieur à 30 Kg. Le transport sera effectué par Messagerie (DPD, par exemple).
Choisissez dans ce cas le produit correspondant à la tranche de poids concerné (ex : Poids <= 1Kg, -> Port 1 Messagerie, etc...)
2. Le poids de la marchandise à expédier est supérieur à 30Kg. Le transport sera effectué par transporteur (Transco).
Insérez la ligne produit "Transport Transco supérieur à 30 Kg".
Indiquez alors le poids correspondant à la marchandise à expédier dans le champ "Description" de la ligne produit "Transport Transco supérieur à 30 Kg"
> Voir en vidéo
5.2] Bon de livraison consécutif à une commande
5.2.1] Transférez la commande en bon de livraison
Cliquez sur Ventes > Pièces clients et allez sur Commandes
Depuis la vue 'Liste des commandes', sélectionnez/cochez une commande puis cliquez sur 'Transférer' > Transférer en BL livrable
Cochez obligatoirement 'Autoriser la livraison partielle' (⚠️ obligatoire pour pouvoir gérer les reliquats)
5.2.2] Si des modifications sont intervenues sur le bon de livraison depuis la commande (rajout d'un produit ou modification d'une quantité, par ex.)
Il est possible d'intervenir sur le bons de livraison tant que ce dernier possède un statut 'Provisoire'.
⚠️ Dans le cas d'un suppression d'article, vous recevrez un message vous indiquant que le bon de livraison est lié à une commande. Confirmez la suppression en cliquant sur 'Oui'.
